Buchhaltung ganz ohne Papier klappt ja leider noch nicht. Aber wenn schon Papier, dann habe ich es gerne so, dass ich es schnell wieder finde, wenn ich mal etwas brauche.

Optimal wäre es, gleich in den ersten Tagen des Januar die jeweiligen Ordner anzulegen und möglichst wöchentlich alles einzusortieren. Vernünftig bin ich aber nicht, ich sortiere Papier nicht so gern. Andererseits hasse ich es, wenn ich etwas brauche, es nicht zu finden. Diese zwei Seelen in meiner Brust versuche ich daher möglichst zusammen zu bringen.

Zunächst kommt alles was an Papier so reinkommt auf einen Stapel. Im nächsten Schritt sortiere ich auf einer großen Fläche meinen Stapel nach den Themengebieten, nach denen ich Papiere ablege.
Unterm Jahr werden die Stapel dann einfach passend einsortiert. Zu Jahresanfang irgendwann, richte ich meine zwei Jahresordner. Je nachdem wie viel Papier eingeht und was ich sonst so zu tun habe, ändert sich der Zeitpunkt des Anlegens der Ordner. Wenn irgendmöglich mache ich es gern auf dem Balkon, aber das geht nur wenn es windstill, sonnig und warm genug ist. Manchmal klappt das sogar beim Jahresordner erstellen, wie hier auf den Fotos.

Mein System ist einfach und leicht nachzuschauen, alles andere würde mich überfordern. Privat habe ich Rubriken, die entstanden im Lauf der Jahre, aus der Anzahl an Papier, die eingeht. Ich mache keine Rubrik wegen ein, zwei Blatt Papier. Hin und wieder ändern sich die Rubriken daher. Ich lege mir immer den Vorjahresordner dazu, prüfe ob die Rubriken noch sinnvoll sind und lege sie in unveränderter Reihenfolge wieder an.

Geschäftlich habe ich einen Ordner für Rubriken, den fülle ich nach und nach, da gibt es jeweils nach Bedarf einen neuen Ordner.

Zusätzlich gibt es für alles rund um Zahlungen und Rechnungen einen Jahresordner.  Da sortiere ich monatlich und unterscheide nach Beleggrößen und Belegarten. In diesem Ordner finden sich häufig auch ganz gewöhnliche Kassenzettel, die lassen sich nicht lochen und abheften. Manche Kassenzettel tackere ich zusammen und lege sie in die Prospekthülle des jeweiligen Monats ab. Andere Kassenzettel gehören zu einem Vorgang, der noch ein großes Blatt Papier für Notizen braucht, an dem tackere ich dann die Zettel fest.

Daher habe ich mir ein System gebastelt, was jedes Jahr gleich funktioniert.